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Le Village de la facture électronique

Promenez-vous de boutique en boutique pour trouver vos réponses sur la réforme.

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Votre navigateur ne permet pas d'afficher le village en 3D. Voici l'ensemble des questions par quartier ; retrouvez aussi les documents et la formation dans la version simplifiée.

Quartier Fournisseurs

Recevoir et traiter les factures de nos fournisseurs

Comment les factures de nos fournisseurs arrivent-elles désormais ?

Depuis le 1er septembre 2026, nos fournisseurs assujettis à la TVA déposent leurs factures sur leur plateforme agréée. Elle les transmet à Factéo, la plateforme agréée de Novalis Habitat.

Les factures arrivent dans Orion Achats, déjà structurées : montants, TVA, échéance.
Il ne reste qu'à les rapprocher de la commande et du service fait.
Une facture électronique ne se ressaisit jamais.

Un fournisseur m'envoie encore une facture PDF par e-mail. Que faire ?

Tout dépend de sa taille.

PME et microentreprises : elles ont jusqu'au 1er septembre 2027 pour émettre en électronique. Leur PDF reste accepté : transmettez-le à la Comptabilité fournisseurs.
Grandes entreprises et ETI : elles émettent déjà en électronique. Envoyez-leur le modèle de mail « Adresse de facturation électronique » de la Médiathèque.

Si la même facture arrive aussi par Factéo, c'est un doublon : la facture de la plateforme fait foi.

Comment refuser une facture fournisseur ?

Dans Orion Achats, avec le bouton Refuser.

Choisissez un motif : montant erroné, TVA erronée, mauvaise société facturée, facture non attendue.
Ajoutez un commentaire précis : le fournisseur le lit sur sa plateforme.
Le fournisseur émet ensuite un avoir, puis une nouvelle facture.

Un numéro de commande absent n'est pas un motif de refus : rattachez la facture à l'engagement.

Quelles nouvelles mentions doivent figurer sur une facture ?

Quatre mentions s'ajoutent aux mentions habituelles :

le SIREN du client, ici celui de Novalis Habitat ;
l'adresse de livraison, si elle diffère de l'adresse du client ;
la nature de l'opération : biens, services ou les deux ;
l'option de TVA sur les débits, si le fournisseur l'a choisie.

Orion Achats les affiche dans l'onglet En-tête de chaque facture.

Quelle adresse de facturation donner à un fournisseur ?

L'adresse de facturation électronique complète, au format SIREN_code, issue du référentiel d'adressage de la Médiathèque.

Identifiez d'abord l'entité facturée, grâce à la commande ou au marché.
Transmettez l'adresse entière : jamais le SIREN seul.
Une question sur la plateforme du fournisseur ? Faites suivre à l'équipe projet.

Les délais de paiement changent-ils ?

Non. Les délais légaux et contractuels restent les mêmes.

Ce qui change, c'est la visibilité : le fournisseur suit en temps réel le statut de sa facture. Une facture qui reste longtemps sans statut se voit. Traitez vos factures en attente au fil de l'eau.

Quartier Clients et Locataires

Nos factures émises : locataires, commerces, partenaires

Les avis d'échéance de nos locataires sont-ils concernés ?

Non. Nos locataires particuliers ne sont pas assujettis à la TVA : leurs avis d'échéance ne passent pas en facture électronique.

Rien ne change pour eux : ils reçoivent leur avis comme aujourd'hui.

Et les loyers de nos locaux commerciaux ?

Oui. Un loyer de local commercial facturé à une entreprise est une opération entre assujettis.

La facture part de Comptanet vers Factéo, puis vers la plateforme du locataire commercial.
La fiche du client doit porter son SIREN exact.
L'équipe Facturation clients pilote cette émission.

Qu'est-ce que le e-reporting ?

Le e-reporting transmet à l'administration les données de certaines opérations qui ne passent pas par une facture électronique, par exemple des ventes à des particuliers ou à l'étranger.

Les loyers d'habitation exonérés de TVA n'en relèvent pas. La Direction financière suit ce sujet pour Novalis Habitat.

Un client peut-il refuser une facture que nous émettons ?

Oui. Il pose le statut Refusée avec un motif, et nous le voyons dans Comptanet.

Une facture émise ne se modifie pas : nous émettons un avoir, puis une nouvelle facture corrigée.

Sous quel format nos factures partent-elles ?

Trois formats structurés sont admis : Factur-X, UBL et CII.

Novalis Habitat émet en Factur-X : un PDF lisible qui contient aussi les données structurées. Factéo vérifie le format avant l'envoi.

Que vérifier sur la fiche client avant d'émettre ?

Trois informations :

le SIREN du client, sans erreur ;
son adresse de facturation ;
la nature de l'opération facturée.

Sans SIREN exact, l'annuaire ne trouve pas la plateforme du client et la facture est rejetée.

Quartier Organisation interne

Qui fait quoi, circuits de validation, formation

Qui fait quoi dans le circuit d'une facture ?

Chacun garde son rôle :

l'agence de proximité valide le service fait sur la résidence ;
la Comptabilité fournisseurs rapproche la facture et pose son statut ;
la Direction financière met en paiement ;
l'équipe Achats gère les fournisseurs et les commandes.

La facture arrive autrement, le circuit de validation reste le même.

Comment valider le service fait ?

Dans Orion Achats, sur la commande : l'agence confirme que l'intervention a bien eu lieu.

Le service fait apparaît ensuite dans l'onglet Rapprochement de la facture, entre la commande et le montant facturé.

Comment me former ?

Trois possibilités, à votre rythme :

l'École de la facture, sur la place du village : trois modules courts ;
l'Atelier Orion Achats : deux quêtes pour s'entraîner dans le simulateur ;
la Salle de formation : une session courte animée en direct.

Le bon de commande est-il obligatoire ?

Il reste la règle pour tout achat. Il facilite le rapprochement automatique dans Orion Achats.

Mais une facture sans numéro de commande ne se refuse pas pour ce seul motif : on cherche à la rattacher à l'engagement correspondant.

À qui poser ma question ?

Commencez par le village : la boutique du thème, la Médiathèque ou le guide de la place.

Pas de réponse ? Écrivez à l'équipe projet depuis la Médiathèque, rubrique Contacter l'équipe projet.

Comment archiver une facture électronique ?

Vous n'avez rien à faire. Factéo et Orion Achats conservent la facture d'origine et son historique pendant la durée légale.

N'imprimez pas les factures pour les classer : l'original est électronique.

Quartier Outils et Plateforme

Factéo, Orion Achats, accès et notifications

Qu'est-ce qu'une plateforme agréée ?

Un opérateur immatriculé par l'administration qui émet, reçoit et contrôle les factures électroniques pour le compte d'une entreprise.

Celle de Novalis Habitat s'appelle Factéo. Elle reçoit les factures de nos fournisseurs et les transmet à Orion Achats.

À quoi sert l'annuaire des plateformes ?

L'annuaire indique, pour chaque entreprise, la plateforme qui reçoit ses factures. Il repose sur le SIREN.

La plateforme du fournisseur l'interroge avant d'envoyer la facture : un SIREN erroné, et la facture ne trouve pas son destinataire.

Je n'ai pas encore accès à Orion Achats. Que faire ?

Demandez l'accès à votre manager. Il transmet la demande à l'équipe Systèmes d'information.

En attendant, entraînez-vous dans l'Atelier Orion Achats : le simulateur reprend les vrais écrans.

Pourquoi je reçois des notifications d'Orion Achats ?

Une notification signale une facture qui vous attend : un service fait à confirmer ou une validation à donner.

Elle mène directement à la liste Factures à valider. Traitez-la au fil de l'eau : le fournisseur voit le statut.

Et les factures adressées aux collectivités ?

Elles passent déjà par le portail public de facturation depuis plusieurs années. Factéo prend le relais pour les déposer.

L'équipe Facturation clients vous indique les références à porter sur la facture.

Puis-je valider depuis mon téléphone ?

Oui. Orion Achats s'ouvre sur le navigateur du téléphone professionnel : liste des factures à valider, service fait, commentaire.

Le refus d'une facture reste plus confortable sur ordinateur, avec l'onglet Rapprochement sous les yeux.

Quartier Calendrier et Obligations

Les dates clés, les obligations, les sanctions

Quelles sont les dates clés de la réforme ?

Deux dates :

1er septembre 2026 : toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI doivent aussi les émettre.
1er septembre 2027 : les PME et les microentreprises émettent à leur tour.

Pourquoi cette réforme ?

Trois raisons :

lutter contre la fraude à la TVA ;
gagner du temps : moins de saisie, moins d'erreurs, des paiements plus rapides ;
mieux connaître l'activité des entreprises en temps réel.

Quelles sanctions en cas de manquement ?

La loi prévoit des amendes :

15 € par facture non émise en électronique ;
250 € par transmission de données manquante ou en retard pour le e-reporting ;
avec des plafonds annuels.

Le bon réflexe protège Novalis Habitat : on traite chaque facture dans le bon circuit.

Quelles factures sont concernées ?

Les factures entre entreprises assujetties à la TVA établies en France.

Nos fournisseurs et nos locataires commerciaux sont concernés.
Nos locataires particuliers ne le sont pas.
Les opérations avec l'étranger relèvent du e-reporting.

Quels statuts une facture peut-elle prendre ?

Quatre statuts sont obligatoires :

Déposée : remise à la plateforme de l'émetteur ;
Rejetée : bloquée par une plateforme, format ou mention incorrects ;
Refusée : refusée par le client, avec un motif ;
Encaissée : le paiement a été reçu.

Orion Achats ajoute des statuts de suivi : Reçue, Prise en charge, Approuvée, Suspendue.

Quel est le planning du projet chez Novalis Habitat ?

Le planning à jour est affiché dans la Chefferie de projet, sur la place du village : météo, jalons, chantiers, actions et risques.

Les grandes étapes :

Réception : Factéo est en service depuis septembre 2026 ;
Rapprochement automatique dans Orion Achats : déploiement par vagues jusqu'à la fin de l'année ;
Émission des factures aux locataires commerciaux : préparation pour 2027.